Cara Membuat Surat Gabung (Massal) di Ms. Word

Salah satu fasilitas aplikasi Word adalah Mail Merge (surat gabungan) yaitu layanan untuk membuat surat massal artinya satu surat untuk dibagikan kepada banyak orang. Dengan fasilitas ini kita bisa bekerja lebih cepat dan tentunya lebih profesional gitu yee, he3...

Buat teman2 yang mau mencoba silahkan ikuti langkah-langkah berikut ini :

Langkah 1 :

Terlbih dahulu ketiklah nama2 orang yang akan kita kirimi surat dengan menggunakan Ms. Excel. Data ini disebut data variabel (data yang akan berubah-ubah), contoh :

Setelah diketik, simpanlah data tersebut dalam contoh ini disimpan dalam file Bonus Karyawan. kemudian tutup program Excel.

Langkah 2 :

Buka Microsoft Word, kemudian ketiklah surat yang akan dikirimkan. Contoh :

Dalam contoh ini yang menjadi data variabel adalah Nama, Departemen dan Bonus.

Langkah 3 :

Setelah surat selesai diketik, kemudian klik menu Mailings, kemudian klik icon Start Mail Merge, seperti berikut :

Klik : Step by step Mail Merge Wizard, selanjutnya akan tampak panel berikut :

 

Langkah 4 :

Klik Letters kemudian klik Next : Starting Document. akan muncul panel .....

Tampilan berikutnya :

 

Klik Next 

 

Langkah 5 :

Pada pilihan Use an existing list, klik Browse... kemudian carilah file data undangan yang telah kita buat di Excel sebelumnya yaitu Bonus Karyawan.

Kalau udah ketemu klik file tersebut, lalu klik tombol Open.

Akan muncul :

Klik tombol OK

 

Klik tombol OK

Maka akan muncul toolbar berikut.

Langkah 6 :

Letakkan kursor di tempat yang akan kita isikan data variabel, seperti berikut :

Nama                :  (letakkan kursos di sini)

Departemen  :

Bonus               :

Pada icon Insert Merge Field, masukkan field (data variabel) ke masing-masing data yang akan kita isi.

Lakukan langkah berikut untuk data : Departemen dan Bonus. Apabila semua variabel dimasukkan maka Tampilannya akan menjadi seperti berikut :

Nama                :  &nama&

Departemen   :  &Departemen&

Bonus               :  &Bonus&

Selesai sudah..... untuk melihat hasilnya klik icon : Preview Result.

Untuk melihat nama-nama lainnya tinggal klik tanda di atas.

Selamat mencoba... semoga bermanfaat.